Politique de protection des données
1. Introduction
a) Objectif de la politique
Le Centre public d’Action sociale (C.P.A.S.) est chargé de diverses missions qu’il accomplit dans un cadre légal fixé par la loi organique des CPAS du 8 juillet 1976, avec pour mission première d’assurer aux personnes et aux familles l’aide due par la collectivité.
Dans ce cadre, il est amené à collecter et à utiliser vos données à caractère personnel et celles des membres de votre famille (conjoint, enfants, etc.).
L’objectif de cette politique est de vous informer des modalités de traitements des données effectués par le C.P.A.S. Ce dernier répond de cette manière à son obligation d’information, telle qu’imposée par le Règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679 – le « RGPD » – aux responsables du traitement de données à caractère personnel.
Ainsi, vous trouverez dans ce document les réponses aux questions suivantes :
- Dans quel cadre et selon quelles règles le C.P.A.S. traite-t-il vos données ?
- Finalités et sources de données
- Catégories de données et durée de conservation
- Caractère licite des traitements de données
- Cas particulier 1 - photographies et vidéos des évènements organisés par le C.P.A.S.
- Cas particulier 2 – données de contact non-officielles
- Cas particulier 3 – Sollicitations
- Quels sont les destinataires de vos données à caractère personnel ?
- Quelles sont les mesures de protection des données mises en place par le C.P.A.S. ?
- Quels sont vos droits et comment les exercer ?
b) Responsable du traitement
Le C.P.A.S. est le responsable du traitement de vos données à caractère personnel au sens du RGPD. A ce titre, le C.P.A.S. est tenu de mettre en place toutes les mesures nécessaires afin de protéger efficacement vos données à caractère personnel contre toute atteinte accidentelle ou volontaire : fuite de donnée involontaires, piratage informatique, etc.
Vous trouverez ci-dessous les coordonnées du C.P.A.S. :
- Dénomination : Centre PUBLIC d’ACTION SOCIALE YVOIR
- Adresse postale : rue du Maka, 4
- Email : aW5mb0BjcGFzLnl2b2lyLmJl
- Numéro de téléphone : 082 / 21.49.30
Le C.P.A.S. a désigné un délégué à la protection des données au sens du RGPD. Le rôle du délégué est de conseiller et d’informer le C.P.A.S. sur la façon d’assurer une protection efficace de vos données à caractère personnel, conformément aux obligations légales en vigueur. Le délégué a également le devoir de contrôler le respect par le C.P.A.S. de ses obligations légales en matière de protection des données. Il est votre point de contact principal par rapport à toutes les questions que vous vous posez par rapport au traitement de vos données à caractère personnel.
Vous trouverez ci-dessous les coordonnées du délégué à la protection des données désigné par le C.P.A.S.:
- Dénomination : le service du DPO mutualisé, sous la responsabilité de Madame Aurélie Van der Perre, désignée en qualité de délégué à la protection des données
- Adresse postale : rue de la Montagne, 30-34 à 1000 Bruxelles
- Email : aW5mb0Bwcml2YW5vdC5iZQ==
- Numéro de téléphone : 02/500.14.15
2. Dans quel cadre et selon quelles règles le C.P.A.S. traite-t-il vos données ?
a) Finalités et sources de données
Le C.P.A.S. récolte vos données à caractère personnel lorsque vous faites appel à ses services, par exemple :
- lorsque vous demandez une aide sociale, matérielle, médicale, médico-sociale ou psychologique (aide en espèces, revenu d’intégration sociale, aide médicale urgente, demande de logement, etc.) ;
- lorsque vous faites appel au CPAS pour des aides spécifiques (demande d’allocation de chauffage, demande d’allocation pour personnes handicapées, etc.) ;
- lorsque vous faites appel au CPAS pour des prestations particulières (aides à domicile, distribution de repas à domicile, crèche, taxi social, etc.).
Le C.P.A.S. est également amené à traiter vos données à caractère personnel afin d’accomplir ses autres missions légales, même si vous n’avez pas de démarche proactive à son égard. C’est le cas par exemple lorsque le C.P.A.S. gère des dossiers de médiation de dettes.
Le C.P.A.S. récolte les données auprès de la personne concernée (vous-même) et/ou auprès des sources de données officielles telles que la Banque Carrefour de la Sécurité Sociale et, à travers celle-ci, le Registre national.
b) Catégories de données et durée de conservation
Afin d’accomplir ses missions, le C.P.A.S. peut traiter différentes catégories de données :
- les données d’identification personnelles telles que vos nom et prénoms, votre lieu et date de naissance, votre nationalité ;
- votre numéro de Registre national ;
- les données de contact telles que votre adresse postale, numéro de téléphone, e-mail, etc. ;
- vos données d’identification financière et vos revenus financiers ;
- les données relatives à votre famille et à la composition de votre ménage ;
- vos données sociales et professionnelles ;
- vos données judiciaires et médicales ;
- etc.
Vos données sont conservées le temps nécessaire pour que le C.P.A.S. puisse accomplir ses missions. Les délais de conservation sont fixés dans le tableau de tri des archives produites par les Centres publics d’Action sociale en Région wallonne de 2011. Ce tableau est disponible via le lien hypertexte suivant : http://arch.arch.be/ViewerJS/?startpage=0#../pdf/fs_web_pub/P4987/EP4987.pdf
Les données sont ensuite détruites, triées ou envoyées vers les Archives de l’Etat.
c) Caractère licite des traitements de données
Le C.P.A.S. récolte et traite vos données à caractère personnel essentiellement aux fins de l’accomplissement des missions légales qui lui sont dévolues notamment en vertu du Code de la démocratie locale et de la décentralisation du 22 avril 2004, de la loi organique des centres publics d’action sociale du 8 juillet 1976 et de la loi concernant le droit à l’intégration sociale du 26 mai 2002.
d) Cas particulier 1 - photographies et vidéos des évènements organisés par le C.P.A.S.
Lorsque le C.P.A.S. organise un évènement, il est possible qu’un photographe/cameraman soit présent.
Le C.P.A.S. prend toujours soin à ce que ces photographies/vidéos ne soient prises qu’avec votre accord écrit et après vous avoir informé :
- des modalités du traitement des images/vidéos : lieux de publication, durée de conservation, suppression, et
- des modalités d’exercice de vos droits.
e) Cas particulier 2 – données de contact non-officielles
Il arrive que le C.P.A.S. vous demande vos données de contact non-officielles, telle que votre adresse email ou votre numéro de téléphone, afin de communiquer avec vous au sujet d’un dossier en cours.
En pareille hypothèse, le C.P.A.S. n’utilisera ces données que dans le cadre :
- du dossier qui vous lie au C.P.A.S.
- d’un autre dossier ultérieur qui vous concerne pour autant que le C.P.A.S. soit tenu de vous contacter afin d’accomplir ses missions légales.
f) Cas particulier 3 – Sollicitations
Si vous postulez au C.P.A.S., votre dossier de sollicitation, qui contient entre autres vos données d’identification et les données relatives à votre fonction et à votre parcours scolaire/académique, sera conservé pendant 3 ans à des fins légitimes. Ainsi, le C.P.A.S. pourra vous recontacter pour un nouvel emploi. Ces données ne seront pas transmises à des tiers, sauf si le C.P.A.S. y est légalement obligé.
3. Quels sont les destinataires de vos données à caractère personnel ?
Certaines données doivent être communiquées à des tiers afin de permettre au C.P.A.S. de respecter les obligations légales auxquelles il est soumis et/ou de gérer correctement votre dossier. En dehors de ces hypothèses, le C.P.A.S. ne transfère pas vos données à des tiers.
Par exemple, vos données peuvent être communiquées :
- aux partenaires légalement habilités du C.P.A.S. tels que les que le SPF Intégration sociale, SPF Finances, l’ONSS, l’ONEM ;
- au pouvoir de tutelle et au pouvoir subsidiant, qu’il soit fédéral ou régional;
- aux autorités judicaires ;
- aux organisations en relation directe avec le C.P.A.S. telles que les avocats et les receveurs ;
- aux sous-traitants du C.P.A.S. tels que les fournisseurs informatiques, les fournisseurs de logiciels de gestion de dossiers.
4. Quelles sont les mesures de protection des données mises en place par le C.P.A.S. ?
Le C.P.A.S. prend diverses mesures techniques et organisationnelles afin de garantir un niveau de sécurité adéquat de vos données :
- instructions aux collaborateurs relatives à la protection des données à caractère personnel et à l’utilisation du matériel informatique ;
- instructions aux sous-traitants amenés à traiter vos données et encadrement contractuel strict ;
- respect du secret professionnel ;
- mesures de sécurité physique telle que la sécurisation des lieux de conservation des documents contenant les données ;
- backup des données et conservation de celles-ci en Belgique dans la grande majorité des cas ;
- mesures de sécurité informatique telles que l’installation d’antivirus et d’anti-malware, l’utilisation de mots de passe et de systèmes d’authentification forte pour les accès aux données ;
- etc.
L’examen de ces mesures est réalisé régulièrement, par le délégué à la protection des données du C.P.A.S, dans le cadre des contrôles des mesures de protection des données et des mesures de sécurité de l’information requises par les normes minimales de sécurité édictées par la Banque Carrefour de la Sécurité Sociale.
5. Quels sont vos droits et comment les exercer ?
En tant que personne concernée par les traitements de données à caractère personnel effectués par le C.P.A.S, vous disposez du droit de recevoir une information claire concernant le traitement de vos données. La présente politique tend à remplir cette obligation dans le chef du C.P.A.S.
Vous disposez par ailleurs du droit de demander des informations additionnelles au C.P.A.S. dans le cadre du traitement de vos données à caractère personnel. Il s’agit de votre droit d’accès.
Sous certaines conditions et dans des hypothèses strictement définies, vous disposez également d’un droit de rectification et d’effacement des données vous concernant ainsi que d’un droit d’opposition ou de retrait de votre consentement à leur utilisation.
Encore, vous avez la possibilité, en cas de contestation liée au traitement de vos données, de demander au C.P.A.S. à ce que certains traitements soient suspendus. Il s’agit de votre droit à la limitation du traitement.
Vous pouvez exercer vos droits directement auprès du C.P.A.S. ou auprès du délégué à la protection des données qu’elle a désigné.
Enfin, si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous êtes habilité à introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données (https://www.autoriteprotectiondonnees.be/introduire-une-requete-une-plainte) ou à introduire un recours juridictionnel.
